• 2021年05月16日 星期日

各专业委员会、工作委员会:

近年来,我会高度重视学会档案工作。为了更好地完成学会档案的收集、整理和归档等有关工作,学会要求各分支机构在完成各项工作的同时,安排相关工作人员(兼职)负责这项工作,并按要求定期向学会秘书处提交你单位的档案资料,以便学会整理归档。


现将对各分支机构提交学会的档案内容要求如下:

一、学会职能活动、会议、事务管理等形成的一般性文件材料和法规政策性文件材料,活动中重要业务工作总结,会议纪要、简报等文件材料。

二、学会关于一般性问题的请示与上级学会的批复、批示、年度目标责任书;一般性工作报告、计划(方案)、总结、简报、年鉴、年报、统计报表,重要专题报告等文件材料。

三、学会机构改革、人事任免、奖励或惩罚、重大事件、领导视察工作形成的文件、图像、会议记录等文件材料。

四、上级学会制发的属于本学会主管业务的一般性文件材料。

五、上级或同级学会制发的非本学会主管业务但要贯彻执行的文件材料。

六、同级学会关于一般性业务问题的来函、请示与本学会的复函、批复等文件材料。


对各分支机构提交学会的档案材料要求如下:

一、归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

三、立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。

四、遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

五、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

六、归档的文件材料一般一式一份。

七、归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚,便于利用。

八、自己撰写的归档文字材料,必须用碳素墨水和黑墨水书写,禁止圆珠笔、复写纸书写。如送交非手写纸质文件,一律采用A4纸张打印。归档文件所使用的书写材料、纸张能够长久保存。

九、各分支机构所形成的档案材料,不受时间限制可随时归档。可在事后进行材料补充。

十、各单位有条件的前提下,可发送部分电子化档案文件(比如通知,纪要等),提高归档效率,总会收到后自行打印归档。


注:本通知以目前档案基本要求设定,希望各分支机构结合自身实际档案工作经验进行补充完善,共同把学会的档案工作做好。

随文附件

附件1. CAAI活动方案-模板.doc

附件2. CAAI活动申请表-模板.doc

中国人工智能学会
2021年04月27日


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